Co vám přinese nový Správce vašich dokumentů?

1) Přehlednou centrální evidenci všech vašich firemních dokumentů

Nový modul Správce dokumentů a obrázků přináší mezi vaše firemní dokumenty zcela nový řád a systém :-). Se Správcem dokumentů se vám již nestane, že by jste zdlouhavě (často po celé vaší síti) dohledávali dopis nebo smlouvu, kterou psal některý z vašich kolegů a omylem ji uložil pouze na svůj vlastní počítač, nebo třeba obrázky či návody, které patří ke konkrétnímu zboží a je potřeba je co nejrychleji zaslat vašemu zákazníkovi nebo do internetového obchodu... 

Správce dokumentů nejenom, že zajišťuje přehlednou centrální evidenci všechvašich firemních dokumentů a umožňuje k nim snadný a regulovatelný přístup ze všech vašich počítačů s Cézarem, ale umožňuje i jejich snadné spárování s příslušnými kartami a evidencemi v Cézarovi. 

Potřebujete např. zjistit jaká korespondence nebo jaké smlouvy jsou uzavřeny s konkrétním zákazníkem? Se Správcem dokumentů stačí vyhledat konkrétního zákazníka v evidenci nebo na něm stisknout klávesu Ctrl+D a Správce dokumentů vám ihned zobrazí všechny dokumenty evidované u příslušného odběratele. A nejenom to, pokud jsou na kartě odběratele zadáni i např. dealer, rozvozce, odběratelská skupina, region nebo trasa, zobrazí Správce dokumentů automaticky i dokumenty u těchto souvisejících položek. 

Pokud chcete např. zákazníkovi znovu přeposlat jeho smlouvu nebo dopis, stačí poté stisknout na příslušném dokumentu Enter a program vám již (podle typu dokumentu) nabídne, zda jej chcete prohlížet, editovat, vytisknout, odeslat emailem nebo na web. 

Stejně jako u odběratelů se Správce dokumentů zachová i u ostatních evidencí - u dokladů vám přehledně zobrazí všechny dokumenty nejenom u konkrétního dokladu, ale i např. u souvisejícího odběratele, dealera, rozvozce, cenové akce, zakázky, zavážky, objednávky apod. U zboží zase dokumenty zadané např. u sortimentu zboží, podskladu, výrobce, cenové nebo slevové skupiny apod..

2) Snadné propojení vašich dokumentů a obrázků s evidencemi v Cézarovi

Jednou z klíčových funkcí nového modulu Správce dokumentů je možnost propojit vaše dosud "necézarovské" dokumenty, obrázky a internetové odkazy s jednotlivými kartami aevidencemi v Cézarovi. Např. ke zboží si můžete snadno zaevidovat nejenom obrázky, ale třeba i návody, prohlášení o shodě, reklamační protokoly, reklamní nebo instruktážní materiály, odkazy do vašeho internetového obchodu nebo na web vašeho dodavatele atp.. 

Používání Správce dokumentů je velmi snadné a intuitivní - stačí zobrazit kartu konkrétního zboží, dokladu, odběratele, dodavatele... nebo v kterékoliv evidenci nebo informační funkci stisknout klávesu Ctrl+D a Správce dokumentů vám ihned zobrazí všechny dokumenty evidované u příslušné karty. A nejenom to, pokud jsou na kartě zadány i další související položky (např. dealer, rozvozce, odběratelská skupina, region, sortiment, výrobce, cenová skupina apod.), zobrazí Správce dokumentů automaticky i dokumenty u těchto souvisejících položek.

3) Snadná tvorba zcela nových dokumentů pomocí volně definovatelných šablon

Nový Správce dokumentů umožňuje, kromě přiřazování vašich již existujících dokumentů a obrázků, i propracovanou tvorbu nových dokumentů. Nové dokumenty můžete vytvářet buď zcela nové "prázdné" nebo si můžete snadno předdefinovat tzv. šablony. Při zadávání nového dokumetu, např. komisní smlouvy k novému odběrateli nebo návodu či prohlášení o shodě ke zboží apod., si pak jednoduše vyberete příslušnou předdefinovanou šablonu. Po výběru šablony pak máte možnost určit, zda ji chcete mezi dokumenty vložit beze změn nebo zda si ji před tím přejete upravit nebo doplnit. Během několika málo minut tak máte např. na kartě konkrétního odběratele vloženou např. novou vyplněnou smlouvu nebo třeba dopis. 

Šablony dokumentů lze používat pro zadávání jakýchkoliv opakujících se dokumentů - např. pro nejrůznější vzory smluv, vzory dopisů, vzory návodů, prohlášení o shodě, bezpečnostních certifikátů, reklamačních a inventurních protokolů, ale i třeba častých webových odkazů např. do vašeho e-shopu nebo na internetové stránky vašeho dodavatele nebo naopak pro sledování vaší konkurence...

4) Nastavitelné omezení platnosti jednotlivých dokumentů

Potřebujete čas od času předem omezit platnost nějakého dokumentu? Se Správcem dokumentů to není žádný problém. U každého dokumentu lze v jeho vlastnostech nastavovat zda má neomezenou platnost nebo platnost dokumentu omezit od nebo naopak do určitého data (nebo od-do). Jakmile je platnost u dokumentu nastavena, již se nemusíte o nic starat - Správce dokumentů automaticky umožní pracovat (zobrazovat, upravovat, tisknout, mailovat...) pouze s aktuálně platnými dokumenty.

5) Možnost šifrovat důležité firemní dokumenty a zamezit tak přístup k těmto dokumentům z jiných programů než z Cézara 

Správce dokumetů umožňuje (ve spolupráci s Šifrátorem dat), kromě detailního nastavení přístupových práv, i zašifrování vámi vybraných dokumentů heslem. Výhodou zašifrování dokumentů je možnost selektivně určit, které osoby ve firmě mohou mít k zašifrovaným dokumentům přístup a které ne. Bez znalosti hesla není možné dokumenty prohlížet, tisknout ani editovat, ale ani odesílat emailem nebo na web. 

S takto zašifrovanými dokumenty pak lze pracovat pouze (!) ve Správci dokumentů. Mimo Cézara nejenom, že nejsou tyto dokumenty v příslušných programech "viditelné", ale z důvodu jejich silného šifrování, je jejich obsah naprosto nečitelný ! 

Zajímavost:
Ve Správci dokumentů je možné kromě klasických dokumentů (např. texty, tabulky, pdf, obrázky, videa apod.) šifrovat i vámi vybrané aplikace, které máte na počítači nainstalovány a tím regulovat přístup k těmto vybraným programům. Zašifrované aplikace je možné spouštět (po zadání šifrovacího hesla) jen z Cézara.

6) Nastavitelná přístupová práva a protokolování operací s jednotlivými dokumenty

Tak jako u ostatních funkcí Cézara lze i ve Správci dokumentů určit (na rozdíl od běžné práce s dokumenty přímo ve Windows), které operace mohou nebo naopak nesmí konkrétní pracovníci nebo skupiny pracovníků s dokumenty nebo šablonami provádět. Někteří pracovníci mohou mít např. povoleno, kromě prohlížení dokumentů i jejich zakládání, editaci, tisky, mazání nebo odesílání emailem. Naproti tomu jiná skupina pracovníků může mít např. povoleno pouze prohlížení dokumentů bez možnosti jejich úprav - opět na rozdíl od běžné práce s dokumenty přímo ve Windows, kde pokud má pracovník k dokumentu přístup, může s ním provádět jakékoliv operace... 

Stejně tak jsou v Cézarovi pro pozdější dohledávání podrobně protokolovány i všechny operace, které se s příslušnými dokumenty prováděly. Lze tak snadno dodatečné zjistit, co, kdy a kdo s příslušným dokumentem prováděl.

7) Přehledná evidence "obecných firemních dokumentů"

Kromě možnosti přiřazovat dokumenty k jednotlivým kartám a evidencím, lze ve Správci dokumentů zadávat i dokumenty, webové odkazy, multimediální soubory nebo třeba často používané aplikace mezi tzv. "obecné firemní dokumenty". Tato evidence, jak již název napovídá, přehledně shromažďuje všechny ostatní dokumenty, které nemají přímou spojitost s konkrétními Cézarovskými evidencemi. 

Při spuštění Správce dokumentů (např. po stisku klávesy Ctrl+D) se vás Cézar zeptá, zda chcete zobrazit dokumenty ke konkrétní aktuální položce (např. zboží ve skladové evidenci) nebo zda chcete pracovat s celofiremními dokumenty. 

Pro maximální přehlednost lze obecné firemní dokumenty zařazovat do samostatnýchšanonů. Šanonů s dokumenty si můžete ve Správci dokumentů založit kolik potřebujete, můžete je libovolně pojmenovávat a třídit...

8) Přehledné členění dokumentů do uživatelsky definovatelných skupin

Maximální počty ani velikosti dokumentů evidovaných v Cézarovi nejsou prakticky nijak omezeny, není problém např. u zboží evidovat stovky obrázků třeba pro internetový obchod. Dokumenty lze přehledně členit do nejrůznějších skupin. Některé jsou již od nás přednastaveny, jiné si můžete snadno doplňovat a upravovat sami. V dokumentech lze snadno vyhledávat a filtrovat, lze je exportovat a importovat, automatizovaně synchronizovat s vašimi internetovými stránkami nebo internetovým obchodem.

9) Jaké operace lze ve Správci dokumentů s dokumenty provádět?

S evidovanými dokumenty lze provádět všechny běžné operace. Kromě možnosti vytvářet zcela nové dokumenty (prázdné nebo dle šablon), lze dokumenty, obrázky a multimediální soubory prohlížet, editovat, tisknout, odesílat emailem nebo na internet. 

Kromě běžných dokumentů umožňuje Správce zadávat a prohlížet také internetové stránky nebo spouštět zadané programy. Všechny tyto operace lze selektivně, konkrétním pracovníkům nebo skupinám pracovníků povolit nebo zakázat v přístupových právech.

10) Exporty a importy dokumentů do a z internetového obchodu

Dokumenty, obrázky nebo třeba videa lze, pomocí Komunikačního managera, snadno (automaticky nebo manuálně) synchronizovat s vaším internetovými obchodem. Dokumentů a obrázků můžete mít u každého zboží zadáno různé množství. V definici exportu dat určujete, které konkrétní dokumenty a obrázky se mají exportovat a které jsou určeny pro jiné využití.

Jaké typy dokumentů umí Správce evidovat?

• obrázky a fotografie zboží (a to zvlášť např. pro váš internetový obchod a zvlášť třeba pro obrázkové katalogy)
• návody a příručky ke zboží
• předvyplněné formuláře reklamačních protokolů, záručních listů a prohlášení o shodě
• bezpečnostní certifikáty a certifikáty původu zboží
• nejrůznější reklamní a propagační materiály
• instruktážní a reklamní videa
• odkazy na www stránky, ftp servery apod.
• tabulky v excelu, textové a pdf dokumenty, prezentace v powerpointu
• kupní, dealerské, komisní nebo jiné smlouvy s vašimi obchodními partnery (odběrateli, dodavateli, dealery, přepravci, rozvozci...)
• elektronické nebo naskenované originály vzájemných zápočtů, upomínek apod.
• dokumenty, zvukové nebo video záznamy k záznamům z jednání
• nejrůznější dopisy nebo jinou korespondenci
• odkazy na mapy regionů a rozvozových tras
• naskenované nebo elektronické originály přijatých faktur, dodacích listů, pokladních dokladů apod., které lze připojovat přímo k příslušným dokladům v Cézarovi
• naskenované potvrzené dobropisy od vašich odběratelů, které lze připojit k vystaveným dobropisům
• inventurní protokoly, podepsané inventurní doklady
• kamerové záznamy ze skladu
• záznamy telefonických objednávek, připojitelné k jednotlivým objednávkám
• elektronické originály objednávek přijatých od vašich odběratelů
• reklamní prospekty a materiály k vašim cenovým a obchodním akcím
• dokumenty k definovaným dealerským provizím, dodavatelským, rozšířeným nebo individuálním ceníkům
• pracovní nebo jiné smlouvy, hmotné odpovědnosti nebo jakékoliv jiné dokumenty u vašich jednotlivých pracovníků - oprávněných osob
• nejrůznější další soubory a dokumenty přiložené např. k objednávkám, příjemkám nebo třeba k záznamům z jednání
• k jednotlivým položkám nebo mezi obecné firemní dokumenty lze zařadit i jakékoliv programy a aplikace, které poté lze na jedno kliknutí přímo z Cézara i spouštět
• multimediální soubory a jakékoliv další dokumenty a soubory podle vašich potřeb... :-)

Správce dokumentů - Otázky a odpovědi

Lze dokumenty přiřazovat k jednotlivým položkám v evidencích? 

Ano, klíčovou funkcí Správce dokumentů je právě možnost propojit vaše dosud "necézarovské" dokumenty, obrázky a internetové odkazy s jednotlivými kartami a evidencemi v Cézarovi. Používání Správce dokumentů je velmi snadné a intuitivní - stačí zobrazit kartu konkrétního zboží, dokladu, odběratele, dodavatele... nebo v kterékoliv evidenci nebo informační funkci stisknout klávesu Ctrl+D a Správce dokumentů vám ihned zobrazí všechny dokumenty evidované u příslušné karty.

Lze ve Správci evidovat i dokumenty bez vazby na jednotlivé položky? 

Ano, ve Správci dokumentů lze evidovat jednak dokumenty, které "patří" k některé z Cézarovských evidencí nebo dokumenty, které jsou tzv. "obecné celofiremní". Při zavolání Správce dokumentů (např. po stisku klávesy Ctrl+D) se vás Cézar zeptá, zda chcete zobrazit dokumenty ke konkrétní aktuální položce (např. zboží ve skladové evidenci) nebo zda chcete pracovat s celofiremními dokumenty.

Lze omezit přístup k vybraným "tajným" firemním dokumentům jen pro vybrané osoby? 

Ano, to je jedna z velkých předností Správce dokumentů. Na rozdíl od běžné práce s dokumenty přímo ve Windows, je možné si v Cézarovi ve vlastnostech vybraných dokumentů nastavit, že se má dokument šifrovat. Bez znalosti šifrovacího hesla není možné tyto dokumenty zobrazit, natož s nimi jakkoliv jinak pracovat. A to ani v Cézarovi ani mimo něj !!

Jaké typy dokumentů lze ve Správci dokumentů evidovat? 

Správce dokumentů je univerzálním nástrojem pro správu všech formátů dokumentů, které vaše firma používá. Od základních textů a tabulek, přes obrázky a PDF dokumenty, až po odkazy na web, programy a aplikace, zvuky či videa nebo i speciálnější formáty programů typu AutoCad, Lotus, Corel atp.

Lze ve Správci omezit platnost jednotlivých dokumentů? 

Ano, ve vlastnostech příslušného dokumentu lze zadat, zda má dokument omezenou nebo neomezenou platnost. S dokumenty, které již nebo ještě neplatí, Správce dokumentů neumožní pracovat.

Lze zobrazit, kdo, kdy a jak s konkrétním dokumentem pracoval? 

Ano, veškeré operace prováděné s dokumenty nebo se šablonami se protokolují do centrálního Protokolu operací.

Lze do Správce zadat i odkazy na internetové stránky? 

Ano, toto je jedna ze základních funkcí nového modulu Správce dokumentů. Internetové odkazy je pak možné velmi snadno otevřít ve vašem prohlížeči, případně je možné je odeslat emailem, nebo odkazy (stejně jako ostatní dokumenty) hromadně exportovat či importovat Komunikačním managerem.

Je možné ve Správci evidovat a spouštět i programy (aplikace)? 

Ano, do Správce dokumentů lze kromě "běžných" dokumentů a odkazů na internetové stránky přidávat a spouštět i vaše často používané aplikace.

Je možné přímo ze Správce vytvářet i zcela nové dokumenty (např. dopisy, smlouvy, tabulky apod.)? 

Ano, Správce dokumentů umožňuje, kromě přiřazování vašich již existujících dokumentů a obrázků, i propracovanou tvorbu zcela nových dokumentů. Nové dokumenty můžete vytvářet buď zcela nové "prázdné" nebo si můžete snadno předdefinovat tzv. šablony.

K čemu slouží volně definovatelné šablony dokumentů? 

Definované šablony jsou velmi šikovným pomocníkem při tvorbě opakujících se dokumentů nebo webových odkazů. Potřebujete-li vystavit např. novou smlouvu či záruční list, není třeba je vymýšlet a tvořit znovu a znovu. Stačí použít připravenou šablonu a případně upravit nebo doplnit jen některé údaje.

Lze hromadně např. ke skladovým kartám naimportovat např. obrázky? 

Pokud již máte databázi obrázků, je samozřejmě možné importem (Komunikační manager) přiřadit obrázky ke skladovým kartám, smlouvy k odběratelům, atp.

Je možné odlišit, které dokumenty (např. obrázky) se mají exportovat např. do internetového obchodu? A které jsou třeba určeny pro náš katalog zboží? 

Ano. V definici exportů v Komunikačním manageru je možné určit, které konkrétní dokumenty (např. obrázky) mají být exportovány a odesílány na web a které mají být v exportu třeba do katalogu. 

Doplňující informace:
Odesílání dokumentů emailem přímo z Cézara umožňuje modul Email manager. Případné importy, exporty, odesílání a stahování dokumentů z internetu provádí modul Komunikační manager. Šifrování dokumentů provádí Šifrátor. 

Instalaci zvládnete sami...

Automatizovatelné spouštění exportů a importů dat

V nové verzi Komunikačního managera lze u jednotlivých exportů a importů nastavovat, zda se mají provádět tak jako doposud manuálně nebo plně automaticky. Automatické exporty a importy můžou probíhat jednorázově (v zadaný den, hodinu a minutu) nebo opakovaně ve vámi zadaných intervalech (např. každou minutu, jedenkrát za hodinu, vybraný den v týdnu, každý pracovní den v určenou dobu, každý první den v měsíci apod.). U těchto naplánovaných úloh lze nastavovat i časové a datumové období, ve kterém se má naplánovaná úloha provádět a zda mají úlohy probíhat ve všech nebo pouze v pracovních dnech (tj. mimo sobot, nedělí a státních svátků). 

Tyto naplánované úlohy pak provádí zcela nový modul (který je nyní zdarma součástí nového Komunikačního managera) - Automat manager. Automat může být spuštěn na serveru nebo na vyhrazené stanici nebo může samostatně běžet "na pozadí" vybrané stanice současně s Cézarem. Průběh všech naplánovaných úloh, které automat provádí, je detailně protokolován. Pokud se při provádění naplánovaných úloh vyskytne jakákoliv chyba (např. špatně nadefinovaný export nebo import, chyba při připojení k internetu apod.), je tento problém nejen pečlivě zaznamenán, ale Automat manager může např. zaslat upozorňující zprávu na vybrané stanice.

Automat manager také umožňuje automatizovat i další funkce programu jako např. zálohování dat, funkce na kontrolu a údržbu dat (reindexování, přepočty nákupních cen, přepočty rezervací, pravidelné přepočty kumulovaných obratů, kontroly stavů zboží, kontroly expedic do mínusu apod.).
Upřesňující poznámka:O těchto a dalších automatizovatelných funkcích programu (jejichž počet se s každou novější verzí rozšiřuje a nadále bude rozšiřovat) se můžete dočíst na této stránce. 

Příklady možného použití automatických exportů a importů:
• pravidelná automatická komunikace s internetovým obchodem - odesílání seznamu zboží s cenami a aktuálními stavy na skladě a seznamu odběratelů do vašeho internetového obchodu a automatické stahování a import objednávek
(možný interval provádění: např. denně každých 10 minut)
• odesílání aktuální zálohy dat z poboček nebo prodejen do centrály (e-mailem nebo uložením na vaše firemní www stránky)
(možný interval provádění: např. každý pracovní den v nočních hodinách)
• automatická aktualizace ceníků a údajů o zboží, odběratelů, sortimentů, výrobců apod. na pobočkách
(možný interval provádění: např. denně v nočních hodinách)
• pravidelné automatické generování a odesílání různých měsíčních, týdeních, čtvrtletních nebo jiných výkazů a sestav
(možný interval provádění: např. každý 1.den v měsíci za předchozí měsíc)
• automatické sledování např. chybových operací v síti, nebo podezřelých a zakázaných transakcí v programu a jejich automatické přeposílání vybranému pracovníkovi např. e-mailem do Excelu
(možný interval provádění: např. každý den po skončení pracovní doby)
• automatický import ambulantních prodejů a objednávek
(možný interval provádění: např. každou hodinu)
• automatické (hromadné) rozesílání připravených e-mailů (s Mail managerem)
(možný interval provádění: např. každý měsíc)
• atd. 

Automatická komunikace s internetem (FTP/HTTP)

Nová verze Komunikačního managera umožňuje nastavovat i automatickou komunikaci s různými internetovými servery (FTP, HTTP, FTPS, HTTPS...). Lze tak snadno stahovat vybrané soubory z vašich www stránek (např. objednávky z internetového obchodu, uložené zálohy dat z vašich poboček apod.) nebo na internet data naopak odesílat (např. údaje o zboží do ceníku nebo internetového obchodu).

Odesílání a stahování dat z internetu lze i velmi dobře používat pro automatizované předávání dat mezi různými pracovišti nebo mezi centrálou a pobočkami resp. mezi pobočkami navzájem. Výhodou proti zasílání dat e-mailem je výrazně menší velikost zasílaných dat (data zaslaná e-mailem jsou až o 50% větší), možnost uložená data bezproblémově a automaticky stahovat a importovat (z e-mailu je nutné přílohu nejdříve ručně uložit na disk) a v neposlední řadě i možnost stahovat data z více míst najednou.

Stahovat nebo odesílat data na internet lze nově například v těchto funkcích:
• Komunikační manager - manuální i automatické exporty a importy dat
• F5 - Tisk do souboru s možností odeslat soubor na váš vybraný internetový server
• výdejka na disk, kterou lze v nové verzi kromě možnosti odeslání e-mailem, uložit i na váš internetový server, odkud si jí může automaticky stáhnout např. vaše pobočka
• ceník vygenerovaný modulem Ceníková a objednávková komunikace se zákazníkem lze kromě uložení na disk/disketu/CD nebo odeslání e-mailem i automaticky odesílat např. na vaše www stránky
• atd. 

Tisky a exporty přímo do Excelu

V nové verzi Komunikačního managera lze exportovat data a tisknout sestavy (F5 - Tisk do souboru) přímo do programu Microsoft Excel (formát SYLK).

Výhodou tohoto nového formátu je především:
• bezproblémové zobrazování v Excelu (formát DBF /např. zobrazování datumů/ nefunguje v posledních verzích Excelu spolehlivě)
• texty jsou (narozdíl od formátu DBF) v tabulce lépe a čitelněji uspořádány - jsou správně zarovnány a mají správně nastavenou šířku sloupců
• tabulka má plnohodnotné nezkrácené nadpisy jednotlivých sloupců 

Možnost importovat do Cézara textové poznámky a upozorňovací texty
Nová verze Komunikačního managera nyní umožňuje nejenom exporty, ale i importy textových poznámek a upozorňovacích textů (u zboží, odběratelů a dodavatelů). 

Exporty a importy celých evidencí

Nová verze Komunikačního managera obsahuje i zcela nový typ exportu a importu dat -export a import celých evidencí. Tento nový typ slouží především k předávání dat mezi různými pracovišti (např. mezi centrálou a pobočkami nebo nebo mezi firmou a vaším "domácím" pracovištěm). U tohoto maximálně jednoduchého typu přenosu dat si pouze vybíráte (křížkujete), které evidence chcete vyexportovat. Vše ostatní už zařídí Cézar za Vás.

Přehled evidencí a nastavení, které lze nově exportovat a importovat:
• podsklady, sortimenty, výrobci, odběratelské skupiny, regiony, dealeři, rozvozci, rozvozové trasy, cenové skupiny, skupiny položkových slev, obchodní akce, typy účetních případů
• definice složení výrobků/sad/kompletů, definice připojených položek, vratné obaly u zboží, obaly uváděné na trh a do oběhu, obalové materiály, definice volných údajů a volné údaje zadané u zboží, definice dealerských provizí
• rozšířené / individuální / dodavatelské ceníky, cenové akce, definice bodového věrnostního systému, nastavení EDI komunikace, kontaktní osoby u odběratelů a dodavatelů, počáteční stavy obalových kont u odběratelů a dodavatelů, záznamy z jednání
• seznamy číselných řad zboží, odběratelů, dodavatelů a dokladů 

Nové možnosti filtrování exportovaných dat

Nová verze Komunikačního managera přináší i zcela nové možnosti filtrování exportů. Zatímco předchozí verze při výběru filtru nejdříve označila položky, které odpovídaly nastavenému filtru v příslušné evidenci a poté spustila export označených položek, nová verze žádné položky přímo v evidencích označovat nepotřebuje. Vyhodnocování, zda položka odpovídá nebo neodpovídá konkrétnímu filtru probíhá přímo uvnitř exportu.

Jaké jsou výhody nového způsobu filtrování?
• nově se mohou při exportu filtrovat i evidence, které dosud vůbec filtrovat nešly (!) (např. seznamy výdejek, příjemek nebo inventur nebo expedované a přijímané zboží apod.)
• v modulu Velkoobchodní sklad lze nyní provádět exporty filtrovaných objednávkových evidencí a naopak (v předchozí verzi se export, pokud obsahoval filtry, musel spouštět vždy z příslušného modulu)
• pokud máte při spuštění exportu dat v evidencích označené nějaké skupiny položek, zůstane označení těchto položek zachováno i po provedení exportu
• evidence, které chcete exportovat, můžou být daleko rozsáhlejší (jejich velikost není omezena) než je nastaveno maximum označování
• v nové verzi lze exportovat i filtrované záznamy z protokolu operací (možnosti využítí viz. kapitola 8) - v předchozí verzi bylo možné exportovat pouze celý protokol 

Nové vyhledávání, filtrování a označování dle datumů

Zároveň s novou verzí Komunikačního managera došlo i k vylepšení vyhledávání, filtrování a označování položek dle datumů. Nově lze ve vyhledávacích (Ctrl+F7) a exportních filtrech zadávat i odkazy na nekonkrétní datumy či období (např.aktuální, minulý nebo příští den, týden, měsíc, čtvrtletí, rok).
Pokud má filtr například vyhledávat všechny doklady z minulého týdne, stačí v definici vyhledávacích podmínek zadat - vyhledat všechny položky, pro které platí:Datum vystavení = Minulý týden.

Příklady použití nového vyhledávání dle datumů:
• vyhledání faktur s datem splatnosti v příštím týdnu
   (Datum splatnosti = Příští týden)
• vyhledání a odeslání dokladů (např. do účetnictví) vystavených minulý měsíc
   (Datum vystavení dokladu = Minulý měsíc)
• vyhledání a označení objednávek se zítřejším plánovaným termínem dodání
   (Plánované datum dodání = Zítra)
• přehled daňových dokladů za minulé čtvrtletí
   (Datum zdanitelného plnění = Minulé čtvrtletí)
• odeslání dnešních záznamů z protokolu operací
   (Datum operace = Dnes)
• atd. 

Generování automatických přehledů o vybraných operacích v programu

Pokud chcete mít ještě lepší přehled o tom co se děje ve vaší firmě, pak jistě uvítáte novou možnost automaticky sledovat vámi určené typy operací, které probíhají v programu, následně možnost vytvoření např. denního přehledu a jeho automatického odeslání např. na váš e-mail nebo na váš internetový server.

Takto lze například sledovat případné výskyty chybových hlášení, průběhy některých operací, pokusy o neoprávněné přístupy k nepovoleným funkcím, detailní sledování operací, které provádí vybraný pracovník nebo které probíhají na zadané stanici apod..
Vygenerované přehledy lze ukládat např. do Excelovské tabulky a následně podle potřeby prohlížet, tisknout, třídit nebo jinak dále zpracovávat. 

Automatické zobrazování vyexportovaných souborů ve Windows

Nová verze Komunikačního managera přináší i jednu zcela novou funkci - možnost zobrazování vyexportovaných souborů v přidružených programech ve Windows.
Pokud si tuto novou funkci zapnete (buď v nastavení příslušného exportu nebo v nastavení tiskových výstupů), Cézar ihned po uložení sestavy do vybraného formátu, spustí příslušný nainstalovaný program ve Windows a zobrazí vám právě vyexportovaný soubor.
Například při exportu do formátu TXT se spustí Word, soubor HTML se zobrazí vinternetovém prohlížeči a soubory DBF, SYLK, CSV se spustí např. v Excelu. Soubor lze samozřejmě ve spuštěném programu nejenom prohlížet, ale i dále editovat nebo vytisknout. 

Nová komfortní editace definice sloupců exportů a importů

Nová komfortnější editace definice sloupců exportů a importů umožňuje:
• snadné přidávání nových sloupců buď na konec definice nebo vložením na vybranou pozici
• snadnou změnu pořadí sloupců v definici
• intuitivnější a rychlejší opravy a mazání definovaných sloupců
• kopírování sloupců v definici 

Export seznamu výrobců/značek

V nové verzi Komunikačního managera je rozšířen seznam evidencí, ze kterých lze exportovat data, o evidenci výrobců a značek. Lze tak například snadno nadefinovat nový export přesně dle požadavku vašeho internetového obchodu. 

U každého exportu a importu se zobrazuje, kdy byl naposledy spuštěn

V nové verzi Komunikačního managera se u každé exportní nebo importní sestavy přehledně zobrazuje datum a čas, kdy byl konkrétní export resp. import naposledy (automaticky nebo manuálně) spuštěný. 

Při importu se kromě nových naimportovaných položek automaticky označují i položky, u kterých došlo při importu ke změně

Nová verze Komunikačního managera při importu dat do Cézara automaticky v příslušné evidenci označuje nejenom nově naimportované položky, ale i položky, u kterých došlo při importu k nějaké změně. S takto označenými položkami lze v programu dále pracovat. Například vytisknout jejich seznam, štítky se změněnými cenami apod.. 

Ceníky vygenerované modulem Ceníková a objednávková komunikace se zákazníkem lze automaticky ukládat na vaše internetové stránky

Pokud využíváte modul Ceníková a objednávková komunikace se zákazníkem, jistě uvítáte novou možnost automatického odesílání vygenerovaných ceníků přímo na vaše internetové stránky, odkud si je můžou vaši zákazníci podle potřeby sami stahovat.

Reklamní kampaně - nový způsob informování vašich zákazníků

Nová verze 17.0 přináší zcela nový způsob, jak informovat vaše zákazníky o vašich právě probíhajících nebo připravovaných akcích a reklamách nebo jiných důležitých informacích. Nová verze zavádí novou centrální evidenci marketingových a informačních kampaní. U každé vaší kampaně si můžete určit, od kdy do kdy probíhá, pro jakou skupinu zákazníků platí a na jakých typech dokladů nebo emailů se má zobrazovat. 

Takto definované kampaně se pak zcela automaticky tisknou nebo zobrazují na vámi určených typech dokladů. Kampaně lze úspěšně využívat jak pro informace reklamního nebo marketingového charakteru, tak pro jakékoliv jiné důležité informace, které nechcete, aby vaši zákazníci přehlédli. V nastavení každé kampaně lze určit, jak bude oblast, ve které se mají reklamní pruhy na dokladech objevovat, veliká a také, ve které části (nebo částech) dokladu se mají tyto pruhy zobrazovat (resp. tisknout). 

Hlavní součástí nastavení každé reklamní kampaně je jeden nebo více reklamních pruhů(boxů), které jsou tvořeny vámi definovanými texty, obrázky a aktivními odkazy. Pokud reklamní kampaň obsahuje více reklamních pruhů, program pak automaticky vybírá, který reklamní pruh se bude na aktuální doklad zobrazovat. Výhodou více reklamních pruhů je, že pokud se jednomu zákazníkovi tiskne v období trvání marketingové kampaně více dokladů (např. zákazník u vás nakupuje častěji), tisknou se i na jeho doklady různé reklamní pruhy. 

Každá reklamní kampaň může být určená jen protištěné nebo jen pro elektronické nebo pro oba druhy dokladů. Navíc lze v definici kampaně zadat odlišné sady reklamních pruhů pro tištěné a elektronické doklady - pro tisk mohou být obrázky třeba pouze černobílé zatímco pro elektronické doklady mohou být plnohodnotně barevné apod.. V elektronických dokladech mohou mít reklamní pruhy i svou aktivní funkci, kdy se po kliknutí na reklamní pruh může například otevřít vámi určená webová stránka s nabídkou konkrétního inzerovaného produktu nebo vašeho eshopu apod.. 

Na jaké typy lze reklamy tisknout?

V podstatě na jakékoliv doklady, které vystavujete vašim zákazníkům - počínaje běžnými, zálohovými nebo proforma fakturami, přes nabídky, potvrzení objednávek, až po proforma nebo běžné dodací listy nebo prodejky. 

Nastavitelná akce - "Dárek zdarma"

Verze 17.0 pro rok 2012 přináší zcela novou možnost jež lze nazvat “DÁREK ZDARMA”. Jak to funguje? Je možné použít dva způsoby zadávání. Buď je možné výdej dárku podmínit počtem prodaných kusů konkrétního zboží (např. při odběru 20 ks baterií - 1 plyšový medvěd zdarma) nebo je možné dárek vázat na celkovou hodnotu výdejky (např. při odběru nad 100 Kč - 1 nákupní taška zdarma nebo při prodeji nad 1000 Kč doprava zdarma). 

Takovýchto jednoduchých definic je možné zadat neomezené množství a různě je kombinovat. Dárek rovněž nemusí být (třeba z daňových důvodů) zcela zdarma, ale může mít pevně stanovenou cenu např. 1,- Kč. Přidělení dárku lze také předem omezit na zadané období nebo jen pro určitou skupinu odběratelů, typ platby, způsob dopravy, měnu dokladu apod.. 

Nastavitelná akce - "Každá x-tá položka se slevou či zcela zdarma"

Často jsme byli od našich uživatelů dotazováni na možnost dávat při expedici x kusů vybraného zboží právě to x-té zákazníkovizdarma. Nová verze umožňuje x-tou položku expedovat zdarma s veškerým komfortem, včetně vyznačení této skutečnosti na tištěném dokladu. V definici lze snadno určovat, zda se x-tá položka bude při splnění vámi určených podmínek přidávat ke zboží zcela zdarma, nebo bude zákaníkovi nabídnuta s předem určenou slevou zadanou v procentech nebo za jinou pevně stanovenou cenu. 

Příklady:

 Při odběru 10 balení sterilované zeleniny 10. balení zdarma
 Při prodeji 3 párů rukavic je 3. pár s 50% slevou
 Při expedici 20-ti litrů vína je každý 20. litr jen za 1 Kč
 atd.

Přidělení položky zdarma lze dále předem podmínit časovým obdobím či omezit jen na určitou skupinu odběratelů, čímž je velmi zvýšena variabilita dané funkce, bez nutnosti zvýšených nároků na obsluhu. 

Nastavitelná akce - "Ke každé x-té položce jiné zboží se slevou/zdarma"

Tuto v praxi hojně využívanou obchodní strategii nyní také beze zbytku řeší nová verze 17.0 a nabízí při tom maximální komfort. V definici je možné snadno nastavovat, aby se při prodeji různého množství zboží pokaždé přiděloval jiný druh zboží, jiné množství zboží či za jinou cenu nebo s jinou slevou. Bez nutnosti zásahu, proškolování, či zvýšené koncentrace obsluhy, tak je zaručeno, že váš zákazník dostane vždy a zcela automaticky veškeré zboží na něž byl ve vaší marketingové akci nalákán. 

Příklad č.1: Od nákupu 3 palet cihel - doprava zdarma.

Příklad č.2: Při nákupu od 500 m2 podlahové krytiny - podlahové lišty zdarma. Při nákupi více než 1000 m2 - podlahové lišty včetně pokládky zdarma.

Příklad č.3: Při nákupu 30 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea za 50%, ale při nákupu 50 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea za 50% a navíc náhradní nůž zdarma a při nákupu 100 m podlahové krytiny přidat řezák na linolea zdarma a 2x náhradní nůž zdarma...

Příklad č.4: Při odběru 5 ks náplně do osvěžovače 1x ruční dávkovač zdarma, ale při odběru 50 ks náplně do osvěžovače 1x automatický dávkovač zdarma.

Příklad č.5: Při nákupu 3 židlí - 4. židle zdarma.

Přidělení jiného zboží k prodávaným položkám lze dále podmínit časovým obdobím či omezit je na určitou skupinu odběratelů, čímž je velmi zvýšena variabilita dané funkce, bez nutnosti zvýšených nároků na obsluhu. 

Online sledování bonity odběratelů = maximální prevence před prodejem budoucímu dlužníkovi

Tato nová funkce, umožňuje sledovat on-line bonitu (resp. kredibilitu) vašich obchodních partnerů. Informace o aktuálním stavu bonity je zobrazována nejen přímo na kartě obchodního partnera, ale zároveň je i signalizována barevným semaforem  (pro dobrou, zhoršenou nebo rizikovou bonitu) ve všech seznamech, na všech dokladech a ve všech informačních funkcích, kde obchodní partner (odběratel, dodavatel, přepravce) figuruje.

Nová verze na nebezpečí snížené bonity automaticky upozorňuje (podobně jako třeba při kontrole vašich dlužníků) již při zahájení prodeje zboží, příjmu objednávky nebo tvorbě nabídky. Takže obsluha může operativně zasáhnout a na doporučení programu nabídnout zákazníkovi například pouze platbu v hotovosti. 

Bonita je u jednotlivých dokladů automaticky kontrolována i dodatečně pro případ, že dojde ke změně bonity až po vytvoření dokladu. Znamená to tedy, že již několik okamžiků po spuštění této nové verze na vaše stávající data, budete mít přehledné informace o bonitě všech vašich dosud evidovaných obchodních partnerů a barevně označeny jejich doklady se zhoršenou nebo rizikovou bonitou. Signalizace stavu bonity vašich zákazníků je také velmi užitečná při prohlížení knih pohledávek a závazků nebo při vystavování vzájemných zápočtů, potvrzení pohledávek, upomínek apod.. 

Sledování bonity a kredibility zákazníků má, na rozdíl od sledování vašich dlužníků, obrovskou výhodu v tom, že vám může pomoci odhalit potenciálního dlužníka ještě před tím než se jím i u vaší firmy skutečně stane. Nová verze sleduje automaticky nejenom bonitu všech vašich stávajících zákazníků, ale i všech nových obchodních partnerů, se kterými jste zatím ještě neobchodovali. Již při zadávání karty nového odběratele nebo dodavatele vás totiž Cézar o aktuálním stav bonity vašeho nového partnera nepřehlédnutelně informuje. 

Co je to bonita firem a jak ji CEZAR zjišťuje?

Bonita (nebo také kredibilita) firmy vyjadřuje důvěryhodnost firmy a její schopnost dostát svým finančním závazkům. Údaje o bonitě firem Cézar zjišťuje z centrální celorepublikové databáze, která se specializuje na sběr dat ze všech možných veřejných i neveřejných databází a registrů - jedná se například o insolvenční rejstřík, dlužnické databáze, katastr nemovitostí, registry zdravotních pojišťoven, burzy pohledávek apod.. Tato data jsou následně automaticky analyzována a každá firma je pak podrobena důkladné kontrole, která v datech odhaluje potenciálně rizikové faktory. Databáze v současné době obsahuje více než 400.000 firem z celé České republiky, které mají zhoršenou nebo rizikovou bonitu (kredibilitu). Cézar si z této databáze každý den automaticky načítá aktuální údaje. Aktualizace probíhá zcela automaticky na pozadí, takže nikoho nezdržuje ani neobtěžuje. 

Unikátní funkce - automatické sledování a stahování ceníků vaší konkurence

On-line sledování a stahování ceníků vaší konkurence je nová a mezi ekonomickými systémy zcela unikátní funkce umožňující automatické sledování vaší konkurence inzerující na Internetu, stahování a analyzování jejích ceníků a následnému vyhodnocování s možností porovnávání a změn vašich prodejních cen dle vybraných cen konkurenčních prodejců. 

Jaké konkurenční (nebo dodavatelské) ceníky umí Cézar stahovat?

Nezáleží na tom, s jakým sortimentem zboží obchodujete, zda jste výrobce nebo dovozce, velkoobchod, maloobchod nebo třeba e-shop. Pokud vaše konkurence inzeruje své ceny na internetu (v internetovém katalogu), nový Cézar si je sám automaticky najde. Dokonce ani není potřeba v Cézarovi zadávat, jak se vaše konkurence jmenuje. Pokud, ve svém ceníku uvádějí podobný název zboží jako vy, Cézar si vaši konkurenci najde úplně sám! 

Jak stahování ceníků vaší konkurence do Cézara funguje?

Tato nová funkce sama na pozadí spustí každý den prohledávání internetových stránek. Automaticky na internetu vyhledá všechny vámi prodávané druhy zboží a k nim zjistí a stáhne inzerované ceníky. Ke každému zboží si Cézar stáhne a uloží cca 20 až 30 vašich konkurenčních prodejců, které automaticky setřídí od nejlevnějšího po nejdražšího. 

Jaké operace je poté možné se staženými ceníky provádět?

Stažené konkurenční nebo dodavatelské ceníky lze u každého vašeho zboží zobrazovat v přehledném seznamu, ve kterém okamžitě vidíte, kteří prodejci tohoto zboží jsou nejlevnější a jaké mají aktuální ceny, ale i o kolik je jejich cena levnější nebo dražší než vaše, jestli mají zboží momentálně skladem (případně jaká je jejich inzerovaná dodací lhůta) a také jaká je průměrná prodejní cena tohoto zboží na trhu. Tento přehledný seznam lze zobrazit prakticky kdekoliv a kdykoliv v programu - třeba i při prodeji, nákupu nebo zadávání objednávky... 
Kromě zobrazování a tisku seznamu konkurenčních prodejců a jejich ceníků, lze stažené konkurenční ceníky i hromadně vyhodnocovat a porovnávat s vašimi cenami. Můžete si například nechat označit všechny položky na skladě, u kterých jsou vaše prodejní ceny nejlevnější nebo naopak nejdražší "na trhu". 
Stejně tak lze vaše ceny porovnávat s cenami libovolného vybraného konkurenta. V případě potřeby je dokonce možné dle vybraného konkurenčního ceníku provádět ipřeceňování vašeho zboží. A mít tak například u vybraného sortimentu automaticky vždy o něco nižší ceny než váš největší konkurent nebo leader trhu. 

Další zajímavou funkcí je možnost zadat si přímo k vašim jednotlivým sortimentům zbožíprioritně sledované „konkurenty“. Takto lze předem určit (vyjmenovat) až šest firem, u nichž chcete přednostně sledovat ceny daného sortimentu. Ceník takto určeného „konkurenta“ lze pak snadno zapnout a zobrazit u vašich položek ve skladové evidenci spolu s informací o kolik procent je vaše firma na daném zboží dražší či levnější. U takto prioritně sledovaných prodejců program zaznamenává i historii všech jejich stažených cen. 

Chcete otevřít webové stránky vašeho konkurenta, ze kterých Cézar stáhnul aktuální informace?

Není nic snažšího. Stačí stisknout na příslušné nabídce v seznamu Enter a Cézar vám ihnedotevře příslušnou webovou stránku vašeho konkurenta (nebo dodavatele), na které je přímo nabízeno konkrétní zboží. Snadno se tak můžete přesvědčit, že si Cézar vaše konkurenční firmy ani jejich ceníky opravdu nevymýšlí... :-) 

Chcete vyhledat levnějšího dodavatele a zboží u něj rovnou objednat?

Ačkoliv byla tato funkce primárně navržena pro sledování cen vaší konkurence. Stejně dobře se dá použít i pro vyhledávání seznamu možných dodavatelů zboží s okamžitou informací nejenom o cenách, ale i zda má prodejce zboží momentálně skladem případně jaká je jeho dodací lhůta. Pokud by jste si přáli u vybraného dodavatele zboží objednat, stačí na něm v seznamu stisknout Enter a Cézar vám ihned otevře webovou stránku, na které dodavatel nabízí své zboží a ze které lze zboží přímo i objednat (vložit do košíku). 

Jste výrobce nebo dovozce zboží a chcete monitorovat vaše prodejce?

Stejně tak, jako lze tuto novou funkci programu velmi dobře využít pro vyhledávání nejlevnějších dodavatelů nebo přímo pro objednávání zboží, mohou ji výrobci nebo dovozci využívat pro monitorování své prodejní nebo dealerské sítě. Pokud vaši dealeři, kteří od vás zboží nakupují a dále jej prodávají koncovým zákazníkům nebo velkoobchodům, inzerují své ceny na internetu nebo dokonce provozují e-shop, není pro Cézara problém automaticky sledovat a stahovat jejich ceníky. S novou verzí tak můžete snadno sledovat nejenom skutečné koncové ceny, za které se prodává "vaše" zboží, ale i (vzhledem k tomu, že znáte ceny za které jste zboží vašim dealerům prodali) i marže jednotlivých prodejců. 

Marketingové a informační kampaně - nový způsob informování vašich zákazníků

Nová verze 17.0 přináší zcela nový neotřelý způsob, jak informovat vaše zákazníky o vašich právě probíhajících nebo připravovaných akcích a reklamách nebo jiných důležitých informacích. Nová verze zavádí novou centrální evidenci marketingových a informačních kampaní. U každé vaší kampaně si můžete určit, od kdy do kdy probíhá, pro jakou skupinu zákazníků platí a na jakých typech dokladů nebo emailů se má zobrazovat. 

Takto definované kampaně se pak zcela automaticky tisknou nebo zobrazují na vámi určených typech dokladů. Kampaně lze úspěšně využívat jak pro informace reklamního nebo marketingového charakteru, tak pro jakékoliv jiné důležité informace, které nechcete, aby vaši odběratelé přehlédli. V nastavení každé kampaně lze určit, jak bude oblast, ve které se mají reklamní pruhy na dokladech objevovat, veliká a také, ve které části (nebo částech) dokladu se mají tyto pruhy zobrazovat (resp. tisknout). 

Hlavní součástí nastavení každé reklamní kampaně je jeden nebo více reklamních pruhů(boxů), které jsou tvořeny vámi definovanými texty, obrázky a aktivními odkazy. Pokud reklamní kampaň obsahuje více reklamních pruhů, program pak automaticky vybírá, který reklamní pruh se bude na aktuální doklad zobrazovat. Výhodou více reklamních pruhů je, že pokud se jednomu zákazníkovi tiskne v období trvání marketingové kampaně více dokladů (např. zákazník u vás nakupuje častěji), tisknou se i na jeho doklady různé reklamní pruhy. 

Každá reklamní kampaň může být určená jen pro tištěné nebo jen pro elektronické nebo pro oba druhy dokladů. Navíc lze v definici kampaně zadat odlišné sady reklamních pruhů pro tištěné a elektronické doklady - pro tisk mohou být obrázky třeba pouze černobílé zatímco pro elektronické doklady mohou být plnohodnotně barevné apod.. V elektronických dokladech mohou mít reklamní pruhy i svou aktivní funkci, kdy se po kliknutí na reklamní pruh může například otevřít vámi určená webová stránka s nabídkou konkrétního inzerovaného produktu nebo vašeho eshopu apod.. 

Na jaké typy dokladů lze kampaně tisknout?

V podstatě na jakékoliv doklady, které vystavujete vašim zákazníkům - počínaje běžnými, zálohovými nebo proforma fakturami, přes nabídky, potvrzení objednávek, až po proforma nebo běžné dodací listy nebo prodejky.