Modul EMAIL MANAGER umožňuje operativní a komfortní odesílání emailů přímo z prostředí systému CÉZAR®. Zajišťuje mj. přímé odesílání emailových zpráv odběratelům, dodavatelům a dalším obchodním partnerům, umožňuje rozesílání tzv. typizovaných zpráv prostřednictvím tzv. šablon.

Elektronická fakturace | Elektronické daňové a účetní doklady

EMAIL MANAGER umožňuje vytvářet a odesílat doklady (faktury, dodací listy, objednávky atd.) v elektronické podobě ve formátu PDF. Formát PDF vám umožní odesílat doklady v takové podobě, že příjemce těchto dokladů po jejich vytištění obdrží zcela identickou kopii vámi tištěného dokladu, takže odpadá (i dle zákona) nutnost doklad zasílat poštou. Tím lze nejenom zjednodušit a zrychlit odesílání dokladů a sestav, ale zároveň dosáhnout i značných úspor za nákup papíru a náplní do tiskáren a nákladů na poštovné. Dokumenty v PDF lze vybavit i vaším naskenovaným razítkem a podpisem, takže tyto doklady jsou zcela plnohodnotnými daňovými a účetními doklady v souladu s našimi platnými zákony.

Jaké jsou výhody formátu PDF?

• Formát PDF je celosvětově nejpoužívanější formát pro elektronické dokumenty.
• Doklady a sestavy v PDF vypadají zcela identicky jako tištěné (včetně např. loga vaší firmy, definované hlavičky a patičky stránky, razítka, podpisu apod.).
• Doklady v PDF formátu jsou standardně zašifrovány a chráněny před dodatečnými neoprávněnými změnami. Máte tak jistotu, že daňové doklady nemohou být nikterak opravovány.
• Daňové a účetní doklady odeslané ve formátu PDF jsou všeobecně používané a bezproblémů uznávané jako plnohodnotné daňové doklady bez nutnosti je zasílat v tištěné podobě.

Co je formát PDF a jak prohlížet a tisknout PDF dokumenty?

Formát PDF, který vytvořila firma Adobe, je celosvětově nejrozšířenějším formátem pro odesílání elektronických dokumentů (daňových dokladů, objednávek, nabídek apod.). Dokumenty v tomto formátu lze zobrazovat a tisknout v prohlížeči Adobe Acrobat Reader, který je k dispozici zcela zdarma (můžete si jej stáhnout zde).


EMAIL MANAGER také nabízí možnost hromadného zasílání ceníků a nabídek, odesílání objednávek pro vaše dodavatele, potvrzení objednávek a zálohových faktur pro vaše odběratele a mnoho dalších dokladů a tiskových sestav. Mezi možnosti EMAIL MANAGERA patří i odesílání záloh dat do centrály resp. odeslání dat do účetnictví emailem. EMAIL MANAGER je plně integrován do programu a je schopen automaticky spolupracovat i s Komunikačním managerem pro odesílání právě vyexportovaných dat nebo s Šifrátorem, který umožňuje data před odesláním zašifrovat. Je plně zabezpečen řadou přístupových práv, lze v něm rovněž definovat povolené a zakázané emailové adresy, různé skupiny adresátů, automatické přeposílání monitorovacích emailů atd. atd.

EMAIL MANAGER umožňuje i snadné získání informací o odeslaných emailechkonkrétnímu odběrateli či dodavateli. Není třeba sestavovat důmyslné filtry či procházet Outlock na všech počítačích ve vaší firmě a přemýšlet, ze kterého vašeho počítače vlastně odešla půl roku stará nabídka, na kterou váš zákazník nyní reaguje. Stačí stisknout Enter na daném partnerovi a získat tak přehled o všech jemu odeslaných emailech, včetně možnosti okamžitého zobrazení obsahu odeslaných příloh.

Veškeré emaily se automaticky odesílají na pozadí, takže nedochází při odesílání k žádnému zdržování při další práci s programem. Rovněž lze rozhodnout, zda právě vytvořený email odešlete ihned nebo jej zařadíte do fronty a takto připravené emaily odešlete hromadně později. Takto máte možnost například během celého dne připravovat emaily k odeslání a příslušný odpovědný pracovník o nich může ještě dodatečně rozhodnout zda a které emaily odešle případně opraví. A pak je možné vybrané nebo všechny připravené emaily hromadně odeslat. Výhodou této funkce je také optimální využití kapacity připojení k internetu, takže odesílání emailů s velkými přílohami je možné provádět například ve večerních nebo nočních hodinách a nebrzdit tak denní chod vaší firmy.

Nový modul SMS manager umožňuje jak rychlé ruční psaní jednotlivých SMS zpráv, tak komfortní odesílání opakujících se zpráv pomocí volně definovatelných SMS šablon. V neposlední řadě SMS manager umožňuje iautomatické nebo poloautomatické odesílání SMS zpráv při konkrétních nastavitelných událostech týkajících se např. postupu vyřizování obchodního případu, od příjmu objednávky, jejího uspokojování, expedice, zařazení do zavážky, až po připomenutí splatnosti neuhrazených faktur, rozesílání SMS upomínek o zaplacení, záznamů z jednání atp..

Velmi jednoduchým a komfortním způsobem je možné také posílat SMS zprávy vašim obchodním partnerům, dealerům, rozvozcům, zaměstnancům či jiným kolegům. Přičemž adresát zaslané SMS, má možnost odesílat své případné odpovědi přímo na mobilní telefon konkrétního odesílatele. V centrální evidenci odeslaných SMS zpráv pak lze přehledně sledovat nejenom kdy, kam a jaké SMS zprávy byly odeslány, ale i zda a kdy byly správně doručeny.

 

 

Rodina modulů informačního systému CÉZAR® se nedávno rozšířila o dlouho očekávaný nový, plně integrovaný modul Správce dokumentů a obrázků. Jak již název napovídá, tato nová součást systému Cézar umožňuje spravovat dokumenty, které lze zadat k jednotlivým kartám zboží, odběratelů, dodavatelů, rozvozců, dealerů, sortimentů, dokladů atp. Odkudkoli v síti lze velmi snadno (téměř na jedno kliknutí) dohledat, prohlížet, editovat a tisknout či odeslat emailem například dealerské, obchodní či komisionářské nebo pracovní smlouvy, návody ke zboží, dopisy a dokumenty, bezpečnostní podmínky, prohlášení o shodě, obrázkyzboží, instruktážní videa, nahrané zvuky či webové odkazy. V evidenci přijatých faktur je možné připojit k faktuře elektronický nebo naskenovaný originál faktury. Ke každé položce, je možné těchto souborů uložit neomezené množství, ošetřit je přístupovými právy, exportovat, importovat, automaticky synchronizovat např. s internetovým obchodem a případně využít i šifrování a zajistit tak v součinnosti s přístupovými právy, výhradní přístup k vašim důležitým dokumentům pouze ze systému CÉZAR®.

Nový Správce dokumentů umožňuje snadné "spárování" vašich existujících dokumentů s příslušnými kartami a evidencemi v Cézarovi nebo vytvářet zcela nové dokumenty (např. kupní smlouvy, dealerské smlouvy, návody k použití, bezpečnostní pokyny atp.) dle vámi předdefinovaných šablon. Správce dokumentů umožní vnést do vašich (dosud) "mimocézarovských" dokumentů řád a umožní jejich centrální síťovou správu.

S pomocí modulu pro podporu tisku čárových kódů lze tisknout čárové kódy na (libovolně definovatelné) etikety zboží, které mohou obsahovat kromě jiných údajů i graficky zobrazený čárový kód nebo na doklady a sestavy (na dokladech a sestavách lze ke každému řádku zboží dotiskávat i grafický čárový kód).

Modul podporuje tisk všech standardních čárových kódů ve formátech EAN8, EAN13, UPC12, EAN128, CODE128 apod..

Tento modul umožňuje zobrazovat aktuálně vyhodnocované sestavy a statistiky v grafech ve Windows. K dispozici jsou různé typy grafů (sloupcové, spojnicové, koláčové, prostorové a další).

Grafy lze animovat, vytisknout na tiskárně nebo uložit do souboru pro následné zpracování v dokumentech apod..